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Antes de começar as férias é normal para quem tem trabalhos que envolvem contato com pessoas (clientes, fornecedores, parceiros…) deixar uma mensagem no email a avisar que está ausente durante um determinado período de tempo. E inclusive referenciar o colega ou colegas que possam dar seguimento aos assuntos da empresa, se for o caso. Mas como a mensagem Out of Office (fora do escritório) é muitas vezes o primeiro, e único contato entre um profissional e quem tenta comunicar com a empresa, deve refletir os mesmos padrões de profissionalismo, clareza e atenção ao cliente presentes em qualquer outra comunicação institucional.
Embora seja frequentemente encarada como um simples automatismo, a mensagem de Out of Office é também um reflexo da forma como as organizações comunicam e gerem as expetativas de clientes, parceiros e candidatos.
Dessa forma, uma resposta automática bem estruturada transmite organização, assegura a continuidade da comunicação e demonstra que existem processos preparados para que o trabalho continue, mesmo durante o período de férias.
Neste contexto, a Gi Group Holding reuniu sete cuidados a considerar sempre que se configurar a mensagem de Out of Office, porque pequenos detalhes podem contribuir para uma comunicação mais eficaz e para uma melhor experiência de quem tenta entrar em contacto com a empresa durante o período de férias.
Seja claro quanto ao período de ausência
O primeiro objetivo de uma mensagem de Out of Office é informar quem a recebe sobre a indisponibilidade temporária e indicar quando poderá esperar uma resposta. Sempre que possível, inclua a data de regresso e informe que responderá às mensagens assim que retomar a atividade. Uma comunicação simples e objetiva ajuda a gerir expetativas e evita dúvidas desnecessárias.
Garanta continuidade durante a sua ausência
As férias não devem significar interrupção do acompanhamento ao cliente.
Sempre que existam assuntos que possam exigir resposta antes do seu regresso, indique o contato de um colega, equipa ou departamento que possa assegurar essa continuidade. Esta prática demonstra organização e reduz a dependência de uma única pessoa.
Partilhe apenas a informação essencial
Uma resposta automática eficaz deve limitar-se ao essencial: período de ausência, data prevista de regresso e contacto alternativo, quando aplicável. Indicar o destino das férias, o motivo da ausência ou detalhes da viagem não acrescentam valor à mensagem e podem expor informação pessoal de forma desnecessária.
Mantenha um tom profissional
Embora seja natural querer adotar um registo mais descontraído durante o verão, importa recordar que uma mensagem automática pode ser recebida por clientes, parceiros, candidatos ou fornecedores.
É essencial que esta mensagem reflita o estilo de comunicação da empresa, garantindo consistência, reconhecimento imediato e uma experiência alinhada com a imagem e cultura que queremos transmitir.
Evite criar expetativas difíceis de cumprir
Expressões como "não tenho acesso ao email" ou, pelo contrário, "responderei assim que possível", podem criar expetativas que nem sempre correspondem à realidade.
Comunique de forma transparente, indicando que as mensagens serão respondidas após o regresso, sem assumir compromissos desnecessários.
Aposte na simplicidade
Uma boa resposta de Out of Office deve ser breve, objetiva e conter apenas os elementos indispensáveis para orientar quem necessita entrar em contacto consigo. Uma mensagem demasiado extensa dificulta a leitura.
Mensagem institucional
Mesmo durante as férias, cada interação contribui para a perceção que os clientes e os parceiros têm da organização.
Este artigo foi escrito no âmbito da colaboração com o Link to Leaders
